Auf einem Bildschirm wird der Startschuss für die elektronische Akte angezeigt. Elektronische Akten sollen in der Berliner Verwaltung bis 2022 viel Papier ablösen.
Elektronische Akten sollen in den deutschen Verwaltungen künftig viel Papier ablösen. Bildrechte: dpa

Umstieg auf e-Government "Die Papierakte war immer irgendwo unterwegs"

Was Schwarz auf Weiß geschrieben steht, das zählt. Nach diesem Prinzip arbeiten deutsche Verwaltungen seit mehr als 100 Jahren. Doch seit einiger Zeit kommt Bewegung in die Angelegenheit. Ein Systemwechsel steht an: der Umstieg von Papier auf digital, sprich auf die elektronische Akte. Unser Reporter hat sich das in Zwickau einmal genauer angesehen.

von Johannes Schiller, MDR AKTUELL

Auf einem Bildschirm wird der Startschuss für die elektronische Akte angezeigt. Elektronische Akten sollen in der Berliner Verwaltung bis 2022 viel Papier ablösen.
Elektronische Akten sollen in den deutschen Verwaltungen künftig viel Papier ablösen. Bildrechte: dpa

Jobcenter-Chefin Michaela Ungethüm erinnert sich noch gut an diese Zeiten: Ein Kunde, in dem Fall ein Hartz-IV-Empfänger, betritt die Zwickauer Behörde, um kurz in die eigene Akte zu schauen. "Hier und auch immer wieder war es so, dass die normale Papierakte irgendwo auf dem Postgang unterwegs war. Mal beim Bearbeiter nebenan oder wo auch immer. Es hat immer eine Zeit gedauert, bis sie gefunden war."

Sachsen ist vorn dabei

Diese Zeiten sind vorbei. Im September ging die Papierakte, und es kam die e-Akte. Zwickau war das erste Jobcenter in Sachsen, das digital arbeitet. Das heißt zum einen: Die fünf Kilometer Papierakten, die hier lagern, wachsen nicht weiter an. Und für Behörden-Chefin Ungethüm heißt das auch: Die 16.000 Jobcenter-Kunden können schneller bedient werden. "Der Mitarbeiter kann elektronisch im Beisein des Kunden in die Akte einsehen und den aktuellen Bearbeitungsstand prüfen. So spart man sich Warte- und Bearbeitungszeiten oder Nachfragen."

Der Umstieg zur E-Akte war aufwändig. Computersysteme umbauen, Arbeitsabläufe anpassen und etwa 350 Mitarbeiter schulen. Direkt nach der Umstellung auf die elektronische Akte waren sie in Zwickau deswegen sogar etwas langsamer als vorher mit Papier. Nach und nach komme aber Routine rein, sagt Ungethüm. "Klar, der Mitarbeiter, der 20 Jahre mit der Papierakte gearbeitet hat, vermisst natürlich das Anfassen und Umblättern."

Schutz vor Cyber-Attacken

Dass die e-Akte dabei auch sicher ist, zum Beispiel vor Hacker-Angriffen. Damit beschäftigt sich Lutz Nentwig vom Fraunhofer-Fokus-Institut in Berlin. Er betont, dass die Rechenzentren auf denen die e-Akten gespeichert sind besonders gesichert sind. "Auf die Akten wird natürlich nicht über das Internet zugegriffen. Sondern die Behörden betreiben eigene Netze, die auch vom Internet streng getrennt sind."

Möglichst keine Zwischenschritte auf Papier

Der IT-Fachmann berät Behörden beim Umstieg auf die e-Akte. Diese Systeme sollen im besten Fall komplett digital laufen ohne Zwischenschritte auf Papier. "Dass wir jetzt nicht mehr ein IT-System A haben und ein System B. Das eine druckt Daten auf Papier und muss von Hand in den Computer eingegeben werden. Das alles soll elektronisch passieren und da ist es wichtig, dass Standards eingehalten werden. Das ist in der IT-Landschaft im behördlichen Bereich noch nicht durchgängig vorhanden." Gute Systeme geben die Daten so an andere Systeme, dass diese damit etwas anfangen können.

Gesetzgebung fördert digitale Zukunft

Das wird um so wichtiger, je mehr Behörden mitmachen bei der E-Akte. In vier bis acht Jahren könnten die e-Akte nach Nentwigs Einschätzung flächendeckend im Einsatz sein. Das wirkt beschaulich, verglichen damit, wie schnell die Digitalisierung das übrige Leben umkrempelt. Aber der IT-Experte beobachtet eine neue Dynamik. "Es kommt wirklich Tempo rein. Wir haben jetzt die glückliche Situation, dass viele Länder und der Bund Gesetze zum e-Government verabschiedet haben. Da kann keine Behörde sagen: Nein, das mache ich nicht. Das ist gesetzlich vorgeschrieben."

Sachsen hat ein solches Gesetz vor zweieinhalb Jahren schon verabschiedet. Sachsen-Anhalt und Thüringen arbeiten noch daran.

Zuletzt aktualisiert: 16. Januar 2017, 06:00 Uhr

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1 Kommentar

16.01.2017 07:17 Sisi 1

Na,dann hoffen wir mal,das da keiner den Stecker zieht. Ich persönlich habe da so meine Bauchschmerzen. Mir ist das alles nicht sicher genug. Wir werden immer gläsenner.