Umschau-Quicktipp

Umschau-Quicktipp | 29.10.2013 : Wie lange muss ich welche Papiere aufbewahren?

Vor allem, wenn es zu einem Rechtsstreit kommt, braucht man Originalbelege. Deshalb ist es ratsam, Dokumente, Rechnungen und andere wichtige Papiere zu archivieren. Doch nicht alles muss man ewig aufheben. Der Gesetzgeber hat unterschiedliche Aufbewahrungsfristen vorgesehen.

Ein Mann hält Akten im Arm.

Rechnungen: Mindestens zwei Jahre

Wer defekte Ware reklamieren möchte, benötigt dazu Kassenbon oder Rechnung. Daher empfiehlt es sich, je nach Garantiezeitraum bzw. Gewährleistungsfrist, Kassenbons und Rechnungen aufzubewahren. Den Garantiezeitraum legt der Hersteller fest und schreibt dies in eine Garantieurkunde, die er dem Kunden aushändigt. Die Gewährleistungsfrist beträgt in der Regel zwei Jahre. Bei Gebrauchtwaren kann sie auf ein Jahr reduziert und im Hausbau auf fünf Jahre angehoben werden.

Neben der Durchsetzung von Gewährleistung und Garantieansprüchen, benötigt man Rechnungen im Versicherungsfall. Wer von der Versicherung einen Schaden durch Diebstahl oder Überschwemmung ersetzt haben möchte, muss die Existenz und den Wert belegen können. Das kann man mit den Kaufbelegen.

Kontoauszüge: Mindestens zwei Jahre

Falls man keine Rechnung mehr hat, können Zahlungen mit Kontoauszügen dokumentiert werden – falls man mit Karte bezahlt hat.

Selbstständige müssen ihre Kontoauszüge zehn Jahre aufheben. Das Finanzamt hat das Recht, so lange eine Steuerprüfung durchzuführen. 

Steuerrelevante Belege: Zehn Jahre

Steuerbescheide muss man gar nicht aufbewahren, weder als Selbstständiger noch als Angestellter. Aber es ist ratsam, denn die Bescheide benötigt man beispielsweise bei Krediten oder wenn man seinen Anspruch auf Sozialleistungen begründen will.

Selbstständige müssen allerdings alle Belege, wie Quittungen und Rechnungen, die man in der Steuererklärung abgesetzt hat, zehn Jahre lang archivieren. So lange kann das Finanzamt die Belege anfordern, wenn es wegen Steuerhinterziehung ermittelt.

Angestellte sollten die Belege so lange aufheben, bis sie ihren Steuerbescheid geprüft haben. 

Unterlagen zum Eigenheim: Bis zum Wiederverkauf

Wer sich Wohneigentum bauen lässt, sollte alle entsprechenden Unterlagen mindestens zwei Jahre aufbewahren. In diesem Zeitraum kann die Behörde zur Bekämpfung der Schwarzarbeit die Einsicht in die Rechnungen fordern. Wer diese Unterlagen nicht mehr vorlegen kann, dem droht eine Geldstrafe von bis zu 5.000 Euro. Es empfiehlt sich jedoch, die Belege noch länger aufzubewahren. Im Falle eines Wiederverkaufs lässt sich so sehr gut der Wert des Wohneigentums ermitteln.

Beschäftigungsnachweise: Bis zur Rente

Die Höhe der Rente ergibt sich aus der Art und der Zeit der Beschäftigung. In der Regel melden Arbeitgeber diese Zeiten direkt an die Rentenkasse. Sollte dies jedoch nicht erfolgen, muss man in der Lage sein, seine Erwerbsbiografie lückenlos nachzuweisen. Dazu benötigt man u. a. Studienbescheinigungen, Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen. Deshalb sollte man diese Unterlagen mindestens bis zur Rente aufbewahren.

Ausweise und Führerschein: Ein Leben lang

Zu den Dokumenten, die man bis zum Lebensende braucht, gehören Personalausweis, Führerschein und Zeugnisse sowie Geburts-, Heiratsurkunden und Sterbeurkunden. Alle Dokumente sollten kopiert werden. Bei Verlust ist es dann unkomplizierter, Ersatz zu beantragen.

Fazit

Unterlagen sollte man erst wegwerfen, wenn daraus keine Forderungen mehr entstehen können: Zwei Jahre bis lebenslänglich müssen die Belege daher archiviert werden. Im Streitfall erspart einem das viel Ärger.

Zuletzt aktualisiert: 23. Oktober 2013, 11:35 Uhr

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