Eine junge Frau arbeitet an einem Schreibtisch zwischen zwei Aktenbergen
Verlieren Sie nicht den Überblick im Aktenberg! Bildrechte: IMAGO

Servicestunde | 12.02.2019 Wie lange muss ich welche Papiere aufbewahren?

Vor allem, wenn es zu einem Rechtsstreit kommt, braucht man Originalbelege. Deshalb ist es ratsam, Dokumente, Rechnungen und andere wichtige Papiere zu archivieren. Doch nicht alles muss man ewig aufheben. Der Gesetzgeber hat unterschiedliche Aufbewahrungsfristen vorgesehen.

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Unterlagen sollte man erst wegwerfen, wenn daraus keine Forderungen mehr entstehen können: Zwei Jahre bis lebenslänglich müssen die Belege daher archiviert werden. Im Streitfall erspart einem das viel Ärger.

Am besten legt man im Heimbüro verschiedene Sammelmappen und Ordner an, in denen man alles abheftet. Mit Aufschriften wie "Haus/Wohnung", "Versicherungen", "Altersvorsorge" oder "Steuer" verschafft man sich eine Übersicht. Die ältesten Schriftstücke werden immer zuerst abgeheftet. Das hat den Vorteil, dass man beim Aussortieren von hinten nach vorne vorgehen kann.

Rechnungen: Mindestens zwei Jahre

Wer defekte Ware reklamieren möchte, benötigt dazu Kassenbon oder Rechnung. Daher empfiehlt es sich, je nach Garantiezeitraum bzw. Gewährleistungsfrist, Kassenbons und Rechnungen aufzubewahren. Den Garantiezeitraum legt der Hersteller fest und schreibt dies in eine Garantieurkunde, die er dem Kunden aushändigt. Die Gewährleistungsfrist beträgt in der Regel zwei Jahre. Bei Gebrauchtwaren kann sie auf ein Jahr reduziert und im Hausbau auf fünf Jahre angehoben werden.

Neben der Durchsetzung von Gewährleistung und Garantieansprüchen, benötigt man Rechnungen im Versicherungsfall. Wer von der Versicherung einen Schaden durch Diebstahl oder Überschwemmung ersetzt haben möchte, muss die Existenz und den Wert belegen können. Das kann man mit den Kaufbelegen.

Kontoauszüge: etwa drei Jahre

Falls man keine Rechnung mehr hat, können Zahlungen mit Kontoauszügen dokumentiert werden, sofern man mit Karte bezahlt hatte. Experten raten Verbrauchern dazu, ihre privaten Kontoauszüge drei Jahre aufzuheben.

Selbstständige müssen ihre Kontoauszüge zehn Jahre aufheben. Das Finanzamt hat das Recht, so lange eine Steuerprüfung durchzuführen. 

Versicherungsunterlagen: Bis zum Vertragsende

Versicherungsunterlagen sollte man grundsätzlich für die Dauer des Vertrages, also des Zeitraumes, in dem der Versicherungsschutz besteht, aufbewahren. Ausnahme sind die Schreiben, die steuerlich geltend gemacht werden können, wie der Nachweis für eine Kfz-Versicherung oder privaten Rentenversicherungen. Für die Hausratsversicherung empfiehlt es sich, Belege über Möbel, Elektronik oder Schmuck bis zum Gebrauchsende aufzubewahren.

Steuerrelevante Belege: Bis zu zehn Jahre

Steuerbescheide muss man gar nicht aufbewahren, weder als Selbstständiger noch als Angestellter. Aber es ist ratsam, denn die Bescheide benötigt man beispielsweise bei Krediten oder wenn man seinen Anspruch auf Sozialleistungen begründen will.

Selbstständige müssen allerdings alle Belege wie Quittungen und Rechnungen, die man in der Steuererklärung abgesetzt hat, zehn Jahre lang archivieren. So lange kann das Finanzamt die Belege anfordern, wenn es wegen Steuerhinterziehung ermittelt.

Angestellte sollten die Belege so lange aufheben, bis sie ihren Steuerbescheid geprüft haben. 

Unterlagen zur Wohnung/zum Eigenheim: Bis zu drei Jahre oder bis zum Wiederverkauf

Nebenkostenabrechnungen dürfen Mieter noch bis zu einem Jahr nach deren Erhalt anfechten. So lange sollten sie also mindestens aufbewahrt werden. Mietverträge oder Übergabeprotokolle können ruhig drei Jahre aufbewahrt werden: So lange läuft die Verjährungsfrist für eventuelle Ansprüche aus dem Mietverhältnis. 

Wer sich Wohneigentum bauen lässt, sollte alle entsprechenden Unterlagen mindestens zwei Jahre aufbewahren. In diesem Zeitraum kann die Behörde zur Bekämpfung der Schwarzarbeit die Einsicht in die Rechnungen fordern. Es empfiehlt sich jedoch, die Belege noch länger aufzubewahren. Im Falle eines Wiederverkaufs lässt sich so sehr gut der Wert des Wohneigentums ermitteln.

Urteile/Mahnbescheide: Bis zu 30 Jahre

In der Regel ist es bei Urteilen, Prozessakten und Mahnbescheiden so, dass sie eine Gültigkeit von 30 Jahren haben, wenn in der Zwischenzeit kein anderes Urteil ergangen worden ist. Aber auch dann ist es ratsam, wenn diese so sortiert werden, dass sie die Reihenfolge der Abläufe darstellen. Nicht selten kommt es vor, dass diese auch nach Jahren noch einmal gebraucht werden. Wer sie also zur Aufbewahrung aufgehoben hat, hat dann einen entscheidenden Vorteil.

Beschäftigungsnachweise: Bis zur Rente

Die Höhe der Rente ergibt sich aus der Art und der Zeit der Beschäftigung. In der Regel melden Arbeitgeber diese Zeiten direkt an die Rentenkasse. Sollte dies jedoch nicht erfolgen, muss man in der Lage sein, seine Erwerbsbiografie lückenlos nachzuweisen. Dazu benötigt man u. a. Studienbescheinigungen, Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen. Deshalb sollte man diese Unterlagen mindestens bis zur Rente aufbewahren.

Ausweise und Führerschein: Ein Leben lang

Zu den Dokumenten, die man bis zum Lebensende braucht, gehören Personalausweis, Führerschein und Zeugnisse sowie Geburts-, Heiratsurkunden und Sterbeurkunden. Auch ärztliche Gutachten gehören in die Kategorie "lebenslang". Alle Dokumente sollten kopiert werden. Bei Verlust ist es dann unkomplizierter, Ersatz zu beantragen.

Daten sicher vernichten

Fast jeder dritte Deutsche hat Angst davor, Opfer eines Betrugs zu werden. Dennoch gehen viele leichtsinnig mit ihren persönlichen Daten um. Kontoauszüge, Nebenkostenabrechnungen oder Lebensläufe gehören daher nicht unzerkleinert in die Altpapiertonne! Am besten schreddert man sensible und persönliche Daten, damit Kreditkartennummer, Kontonummer oder Geburtsdatum nicht in falsche Hände gelangen können.

Quelle: MDR THÜRINGEN

Dieses Thema im Programm: MDR THÜRINGEN - Das Radio | Der Vormittag mit Haase und Waage | 12. Februar 2019 | 11:10 Uhr

Zuletzt aktualisiert: 12. Februar 2019, 13:29 Uhr

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2 Kommentare

12.02.2019 14:58 Weg damit... 2

Der Eintritt ins Rentenalter ist ein guter Zeitpunkt zum Aufräumen der Papierflut. Zeugnisse braucht man nun nicht mehr, Arbeitsverträge können weg, vormalige Rentenbescheide können entsorgt werden. Immer daran denken: Wenn man gestorben ist, haben Menschen ihre Finger (und Augen) in Dingen, die sie nichts angehen.

12.02.2019 12:11 Pfingstrose 1

Die Bürger die Kunde im Jobcenter waren oder noch sind sollten ihre unterlagen ab dem Datum wo sie in dieses System eingezogen sind bis zum Austritt aufbewahren. Da haben diese Betroffenen wenn es vor gericht geht ein Vorteil gegenüber dieser einrichtung. Denn diese MA in der Einrichtung vernichten nach 7 Jahren diese Unterlagen im Allgemeinen aber im Besonderen haben Betroffene auch die Erfahrung gemacht, dass diese unterlagen 13 Jahre gelagert werden.