Spielzeughäuschen und Kugelschreiber auf einer Heizkostenabrechnung
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Leichter leben | 13.12.2018 | 17:00 Uhr Nebenkosten: Was Mieter zahlen müssen – und was nicht

Trotz größter Sorgfalt: Jede zweite Nebenkostenabrechnung enthält Fehler. Die Auflistungen und Zahlen sind häufig nur schwer verständlich. Was Mieter zahlen müssen – und was nicht, erklärt Experte Gilbert Häfner.

Spielzeughäuschen und Kugelschreiber auf einer Heizkostenabrechnung
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Was sind Betriebskosten und sind diese grundsätzlich vom Mieter zu tragen?

Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Sie dürfen auf den Mieter nur umgelegt werden, wenn und soweit dies im Mietvertrag vereinbart ist. Der Mieter, der eine Betriebskostenabrechnung enthält, sollte daher zunächst einmal in den Mietvertrag schauen, inwieweit er überhaupt die abgerechneten Kostenarten schuldet.   

Welche Arten von Betriebskosten darf der Vermieter vertraglich auf den Mieter abwälzen?

Die Betriebskosten, die durch Vertrag dem Mieter auferlegt werden können, sind in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) abschließend aufgeführt: die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks, die Kosten der Wasserversorgung und der Entwässerung, die Heizungs- und Warmwasserkosten, die Kosten des Betriebs eines maschinellen Personen- oder Lastenaufzugs, der Straßenreinigung und Müllbeseitigung, der Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung, der Gartenpflege, der Beleuchtung, der Schornsteinreinigung, der Sach- und Haftpflichtversicherung, des Hausmeisters, des Betriebs der Gemeinschaftsantennen- oder Verteileranlage für das Breitbandkabelnetz und der Gemeinschaftseinrichtungen für die Wäschepflege sowie die sonstigen Betriebskosten. Zu letzteren gehören beispielsweise die Betriebskosten einer Sauna, eines Schwimmbads oder einer anderen Gemeinschaftseinrichtung. Hingegen dürfen nicht auf den Mieter abgewälzt werden: Verwaltungskosten, Instandhaltungsrücklagen, Reparaturkosten, Kreditzinsen sowie Portokosten und die Kosten für die Erstellung von Abrechnungen.

Muss der Mieter einer Wohnung im Erdgeschoss die Kosten für den Betrieb eines Aufzugs mittragen?

Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (BGH) ist die Umlegung von Kosten eines Aufzuges auch auf im Erdgeschoss wohnende Mieter aufgrund entsprechender formularvertraglicher Regelung zulässig. Das gilt auch dann, wenn der Mieter im konkreten Fall keinerlei Nutzen aus dem Aufzug zieht (mit dem Aufzug erreichbares Nebengelass wie Keller oder Dachboden war in dem entschiedenen Fall nicht vorhanden). Zur Begründung hat der BGH in erster Linie Praktikabilitätsgründe angeführt. Betriebskosten, die nicht von einem erfassten Verbrauch abhingen, würden häufig von den einzelnen Mietern in sehr unterschiedlichem Maße verursacht bzw. würden die hierdurch entstehenden Vorteile in unterschiedlichem Maße genutzt (z.B. Kosten der Gartenpflege, Beleuchtung und Reinigung allgemein zugänglicher Bereiche). Aus Gründen der Vereinfachung und der besseren Nachvollziehbarkeit der Abrechnung ist nach Ansicht des BGH deshalb eine generalisierende Betrachtungsweise geboten.

Kann der Mieter verlangen, dass Betriebskosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, auch nach dem Maßstab des Verbrauchs abgerechnet werden?

Euromünze an Thermostat eines Heizkörpers
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Für die Abrechnung der Heizungs- und Warmwasserkosten schreiben die §§ 7 bis 9 Heizkostenverordnung – von wenigen Ausnahmen abgesehen - vor, dass mindestens 50 %, jedoch höchstens 70 % nach dem erfassten Verbrauch zu verteilen sind. Der restliche Anteil ist bei Heizungskosten nach der Wohn- oder Nutzfläche zu verteilen. Bei den Warmwasserkosten ist der verbrauchsunabhängige Anteil nach der Wohn- oder Nutzfläche zu verteilen. Durch die prozentuale Beschränkung der Umlegung nach Verbrauch soll dem Umstand Rechnung getragen werden, dass ein bestimmter, wenn auch geringerer Teil der Gesamtkosten unabhängig von der individuellen Nutzung der Heizungs- und Warmwasseranlage entsteht, so etwa die Wartungs- und Reinigungskosten.

Für andere Arten von Betriebskosten gilt der Abrechnungsmaßstab, der im Mietvertrag vereinbart ist. Der Vermieter muss also verbrauchabhängige Betriebskosten auch dann nicht zwingend nach dem tatsächlichen Verbrauch abrechnen, wenn dieser erfasst wird. Ist insoweit ein anderer Maßstab vereinbart, darf der Vermieter jedoch vor Beginn eines Abrechnungszeitraums auf verbrauchsabhängige Abrechnung umstellen.

Welche Frist gilt für die Abrechnung der Betriebskosten?

Der Vermieter hat über die Betriebskosten jährlich abzurechnen. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens mit Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Ist im Mietvertrag als Abrechnungszeitraum – wie meist – das Kalenderjahr bestimmt, dann muss also die Abrechnung für das Kalenderjahr 2018 bis zum 31. Dezember 2019 erteilt werden. 

Was kann der Mieter unternehmen, wenn der Vermieter nicht innerhalb der gesetzlich bestimmten Jahresfrist abrechnet?

Nebenkostenabrechung wird überprüft
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Versäumt der Vermieter die Abrechnungsfrist, kann er keine Nachforderungen an den Mieter stellen, es sei denn, ihn trifft an der verspäteten Abrechnung kein Verschulden. Da nicht auszuschließen ist, dass die Abrechnung ein Guthaben zugunsten des Mieters ergibt, kann dieser jedoch auch nach Fristablauf auf Erteilung der Abrechnung bestehen. Diesem Anspruch kann er in einem fortbestehenden Mietverhältnis dadurch Nachdruck verleihen, dass er die Betriebskostenvorauszahlung für den Zeitraum nach dem Ende der Abrechnungsfrist solange zurückbehält, bis der Vermieter die Abrechnung nachholt, längstens jedoch bis er durch die Zurückbehaltung die Gesamthöhe der im nicht abgerechneten Zeitraum geleisteten Vorauszahlungen erreicht hat.  Ist hingegen der Mietvertrag zwischenzeitlich beendet, steht dem Mieter das Druckmittel des Zurückbehaltungsrechts nicht zur Verfügung. In diesem Falle kann er die gesamten Vorauszahlungen für den vom Vermieter pflichtwidrig nicht abgerechneten Zeitraum zurückverlangen. Diese Folge kann der Vermieter jedoch abwenden, indem er die Abrechnung nachholt. Gegebenenfalls verbleibt dem Mieter hiernach ein Anspruch auf Auszahlung eines in Abrechnung zu seinen Gunsten ausgewiesenen Guthabens.

Darf der Vermieter eines Mehrfamilienhauses eine ihm vom Finanzamt auferlegte Grundsteuernachzahlung für mehrere Jahre rückwirkend auf die Mieter umlegen?

Die Grundsteuer gehört zu den Betriebskosten, die durch Vertrag auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Werden dem Vermieter für mehrere Jahre rückwirkend Grundsteuern auferlegt, kann er diese – ungeachtet der geltenden Jahresfrist für die Nebenkostenabrechnung – auch für davor liegende Zeiträume noch auf den Mieter umlegen. Zu beachten ist aber, dass die Nachforderung binnen drei Monaten nach Zugang des Steuerbescheids dem Mieter gegenüber geltend gemacht werden muss, anderenfalls kann sie nicht mehr durchgesetzt werden.

Wie lange darf der Vermieter mit der Auszahlung eines in der Betriebskostenabrechnung zugunsten des Mieters ausgewiesenen Guthabens zuwarten?

Mit Zugang der Betriebskostenabrechnung wird das darin ausgewiesene Guthaben des Mieters fällig. Der Vermieter muss dann die Auszahlung vornehmen. Bleibt diese aus, so ist dem Mieter zu empfehlen, den Vermieter zu mahnen. Mit Zugang der Mahnung gerät der Vermieter in Verzug. Ist die Mahnung mit einer Fristsetzung verbunden, so tritt der Verzug erst mit Ablauf der dem Vermieter gesetzten Frist ein. Solange der Verzug andauert, hat der Vermieter das Guthaben mit fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz zu verzinsen. Reagiert der Vermieter auch auf die Mahnung nicht, sollte der Mieter einen Rechtsanwalt einschalten. Der Mieter kann einen Rechtsanwalt freilich auch schon damit beauftragen, die (erste) Mahnung zu erteilen. Einen Anspruch auf Erstattung seiner Anwaltskosten hat der Mieter gegen den Vermieter jedoch nur, wenn die Beauftragung des Rechtsanwalts erst erfolgt, nachdem der Vermieter mit der Auszahlung des Guthabens in Verzug geraten ist.   

Hat der Mieter bei der Prüfung der Betriebskostenabrechnung eine Frist zu beachten?

Nach Zugang der Betriebskostenabrechnung muss der Mieter etwaige Einwendungen hiergegen binnen Jahresfrist erheben. Versäumt er dies, ist er mit allen Einwendungen ausgeschlossen, es sei denn, den Mieter trifft an der verspäteten Geltendmachung kein Verschulden.

Muss der Vermieter dem Mieter auf dessen Anforderung Kopien von den Gebührenbescheiden, Verträgen und Rechnungen überlassen, die der Betriebskostenabrechnung zugrunde liegen?

Ein Mann hält eine Betriebskostenabrechnung mit den anfallenden Kosten für den Mieter in der Hand.
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Der Mieter hat grundsätzlich das Recht, die Belege, auf denen die Abrechnung beruht, in den Räumen des Vermieters einzusehen. Auf die Übersendung von Kopien hat er bei nicht preisgebundenem Wohnraum dagegen nur in Ausnahmefällen Anspruch, etwa dann, wenn die Einsichtnahme beim Vermieter wegen einer großen Entfernung nicht zumutbar ist. In diesem Falle hat der Mieter aber die für die Fertigung der Kopien anfallenden Kosten zu tragen. Verweigert der Vermieter die Einsichtnahme in die Unterlagen, hat der Mieter ein Zurückbehaltungsrecht, er braucht die in der Rechnung ausgewiesene Nebenkostennachzahlung so lange nicht erbringen, wie er durch den Vermieter an der Überprüfung gehindert wird.

Worauf muss der Mieter in Bezug auf die Betriebskosten achten, wenn das Mietverhältnis während des Abrechnungszeitraums endet?

Soweit Betriebskosten nach dem Verbrauch abgerechnet werden, ist es wichtig, dass der Mieter bei seinem Auszug die Zählerstände abliest und aufschreibt. Dies sollte tunlichst in einem von Mieter und Vermieter unterzeichneten Rückgabeprotokoll geschehen. Verweigert der Vermieter die Aufnahme eines solchen Protokolls, sollte der Mieter bei der Erfassung der Zählerstände einen Zeugen hinzuziehen.

Endet das Mietverhältnis während des Abrechnungszeitraums, so hat der Vermieter die nicht verbrauchsabhängigen Kosten zeitanteilig abzurechnen. Beginn und Ende der Abrechnungsfrist bleiben unberührt; der Vermieter ist also nicht verpflichtet, die Abrechnung vorzuziehen. Ist also das Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum vereinbart und endet das Mietverhältnis am 31. Januar 2019, so kann der Mieter gleichwohl die Abrechnung für das Jahr 2019 nicht vor Ablauf des Jahres 2020 verlangen.

Weiterführende Informationen • Das Mieterlexikon, Ausgabe 2018/2019, Deutscher Mieterbund, 13 Euro.
• Die zweite Miete, Kosten, Fristen, Aufteilung, Bestellung u. a. über: www.mieterbund.de, 6 Euro.

Zuletzt aktualisiert: 14. Dezember 2018, 09:58 Uhr