Digitalisierung von Behörden Mausklick statt Behördengang

Anträge stellen, Termine buchen, sich ausweisen: Immer mehr ist digital möglich. Denn die Zeichen stehen auf E-Government. Governikus bietet IT-Lösungen, die bundesweit im Einsatz sind. Was ist bereits umgesetzt? Welche Pläne und Hürden gibt es? Darüber sprechen wir mit Petra Waldmüller-Schantz von Governikus.

Eine Frau schreibt auf einer Laptop-Tastatur.
Das Dienstleistungsangebot der Behörden soll digital ausgebaut werden, damit es rund um die Uhr nutzbar ist. Doch bis dahin ist es noch ein weiter Weg. Bildrechte: Colourbox.de

Die Zeichen stehen auf E-Government. Was bedeutet das eigentlich genau?

Petra Waldmüller-Schantz: E-Government bedeutet, dass Verwaltungsvorgänge digital durchgeführt werden können. All das, was sonst analog stattfindet, wird in die digitale Welt übertragen. Einiges geht ja schon seit geraumer Zeit, E-Government ist keine neue Erfindung. Nichtsdestotrotz sind das schon recht gewaltige Digitalisierungsvorhaben. Gerade in einem föderalen Staat, wie wir das sind, mit einer hundert Jahre alten, eingeübten und professionellen Bürokratie. Da gestaltet sich das als Herkulesaufgabe. Alles muss miteinander funktionieren. Systeme müssen miteinander sprechen, denn es gibt nicht das eine System, über das Verwaltung abgearbeitet wird. Im Meldeamt ist zum Beispiel eine ganz andere Software im Einsatz als im Standesamt.

Im Meldeamt ist zum Beispiel eine ganz andere Software im Einsatz als im Standesamt.

Petra Waldmüller-Schantz

Was kann bereits online erledigt werden und in welchen Bereichen geht es besonders schnell oder auch besonders langsam?

Petra Waldmüller-Schantz: Das ein oder andere ist schon möglich, wenn auch nicht ganz so, wie man sich das als Bürger oder Bürgerin vielleicht wünschen würde. Ich bin ja selber in der Rolle Bürgerin unterwegs und würde mir manchmal wünschen, dass manche Dinge einfacher zu handhaben wären. Was momentan passiert ist, dass im Zuge des Onlinezugangsgesetzes 575 Verwaltungsleistungen digitalisiert werden. Das heißt, bis Ende 2022 sollen diese 575 Verwaltungsleistungen bundesweit digital zur Verfügung stehen. Das sind die gängigsten und meist nötigsten Angebote, die die Verwaltung eben hat. Das wird gerade mit großen Anstrengungen auf Seiten des Bundes, der Länder und der Kommunen umgesetzt. Angefangen hat das Ganze zum Beispiel mit dem Ummelden vom Kfz oder dem Abgeben der Steuererklärung mit Hilfe vom Onlineausweis. Da muss man jetzt auch nichts mehr ausdrucken und zum Amt marschieren. Auch die Rentenauskunft geht bereits online. Das sind so kleinere Verfahren, die schon seit geraumer Zeit funktionieren, aber die komplexeren Verfahren kommen jetzt.

Bis Ende 2022 sollen diese 575 Verwaltungsleistungen bundesweit digital zur Verfügung stehen.

Petra Waldmüller-Schantz

Vorhaben sind immer die eine Sache, Umsetzung die andere. Wie optimistisch sind Sie denn, dass es 2022 dann auch wirklich so sein wird?

Petra Waldmüller-Schantz: Ich gehe nach wie vor davon aus, dass sehr, sehr viele der Verfahren gehen werden. Ob nun wirklich alle 575 sei mal dahingestellt. Momentan wird nach dem EfA-Prinzip (Einer für alle/viele) gearbeitet. So entwickelt nicht jedes Land ein eigenes Verfahren, sondern ein Land treibt gemeinsam mit Kommunen eine Leistung in einem bestimmten Bereich voran, sodass das die Ergebnisse in der Nachnutzung an die anderen Bundesländer übergeben werden können.

Wir haben hier mal einen kleinen Test gemacht. Im Sendegebiet gibt es 147 Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern. Schätzen Sie mal, wie viel davon eine eigene App haben, die auch Verwaltungsakte beinhaltet?

Petra Waldmüller-Schantz: Da möchte ich mich jetzt noch nicht mal aus dem Fenster lehnen. Das werden nicht so viele sein.

Es sind nur drei. Warum lässt man sich so viel Zeit?

Petra Waldmüller-Schantz: Man lässt sich nicht so viel Zeit, das ganze Thema ist einfach nur sehr komplex. Am Ende des Tages muss Verwaltung auch sicher sein. Ob ich jetzt mal eben eine Müllabfuhr bestelle oder ob ich Elterngeld beantrage, wo durchaus noch einmal andere Daten fließen müssen, ist schon eine recht komplexe Aufgabe. Was auch nicht im Sinne der Steuerzahlerinnen und Steuerzahler wäre, ist eine eigene App für jede Kommune. Das ist nicht effizient oder zielführend für niemanden, weder für Verwaltung noch für Bürgerinnen und Bürger. Insofern müssen diverse Portale angefasst werden. Sie müssen "responsive" gemacht werden. Das bedeutet, dass sie auch auf mobilen Endgeräten funktionieren. Darauf folgen noch viele weitere Prozessschritte. Das eine ist das kurze Nachschauen nach dem aktuellen Stand seiner Verwaltungssituation, aber hinten dran hängen etliche Formulare, die ausgefüllt oder unterschrieben werden müssen. Das muss alles angepasst werden. Darüber hinaus macht es wenig Sinn, analoge Prozesse einfach in digitale umzuwandeln. Gleichzeitig sollten diese auch auf den Prüfstand gestellt werden. Machen sie so überhaupt noch Sinn? Wo braucht man überhaupt noch eine Unterschrift in dem Kontext? Das ist nicht in zwei Minuten gemacht.

Können Sie ganz kurz beschreiben, was ein Online-Ausweis eigentlich beinhaltet? Wie genau funktioniert das System?

Petra Waldmüller-Schantz: Das System des Online-Ausweises gibt es schon seit Ende 2010. Flächendeckend gibt es ihn aber erst seit Ende 2020. Dieser hat einen integrierten Chip. Auf diesem Chip sind die Daten, die man auch auf dem Personalausweis aufgedruckt sieht, abgespeichert. Mit einer nur dem Nutzer bekannten PIN kann ermöglicht werden, dass eine Verwaltung, Bank, Versicherung, also eine Dienstleistung, diese Daten ausliest und in ihre Systeme einspeist.

Seit Anfang August sind auch Fingerabdrücke gespeichert. Was ist der Hintergrund dieser Fingerabdrücke?

Petra Waldmüller-Schantz: Der Fingerabdruck kommt aus dem EU-Recht. EU-weit müssen jetzt auf den Ausweisen die Fingerabdrücke abgespeichert werden. Das ist aber nicht zu verwechseln mit den Online-Ausweisen. Fingerabdrücke dürfen nur von hoheitlichen Stellen ausgelesen werden, sprich Polizei, Bundespolizei oder Zoll. Das heißt, die Bank oder andere Verwaltungen dürften niemals den Fingerabdruck verlangen, das ist auch technisch mit den Systemen einer Bank beispielsweise nicht machbar.

Es wurde ja immer gesagt es ist technisch nicht möglich, Passwörter abzugreifen. Dann ging es am Ende doch. Das Vertrauen ist nicht sehr groß, oder?

Petra Waldmüller-Schantz: Das Thema IT-Sicherheit ist schon ein größeres Fass, um es mal so zu sagen. Aber die Infrastruktur ist schon so aufgebaut, dass die ganzen Systeme, die genutzt werden, auch zertifiziert sein müssen. Dafür braucht es Berechtigungen vom Bundesverwaltungsamt. Man kann nicht einfach Daten aus dem Personalausweis auslesen. Diese Systeme lassen rein technisch nicht zu, dass der Fingerabdruck ausgelesen wird.

Was passiert denn, wenn man das nicht möchte oder sich weigert?

Petra Waldmüller-Schantz: Das geht nicht mehr. In der Vergangenheit war es so, dass der Fingerabdruck optional war. Man konnte ihn freiwillig hinterlegen. Jetzt ist es aber eine Verpflichtung, so wie beim Reisepass schon lange. Da hat ehrlicherweise auch kein Hahn danach gekräht, als diese Einführung vor etlichen Jahren weltweit kam.

Unabhängig vom Fingerabdruck: Gibt es möglicherweise noch andere Gefahren, in Richtung Identitätsklau?

Petra Waldmüller-Schantz: Genau dafür ist der Online-Ausweis konzipiert worden: Um dem Thema Identitätsdiebstahl entgegenzuwirken. Im Netz agieren wir mit sehr vielen Identitäten. Eine Bank-Identität, eine große Shopping-Anbieter-Identität, Socialmedia-Identitäten. Man braucht aber eine hoheitliche, verlässliche Identität, sodass man sich wirklich sicher sein kann, mit wem man kommuniziert. So weiß man, wer einen Antrag einreicht oder bei einer Bank ein Konto eröffnet. Diese sichere Identität stellt der Staat aus. Insofern hat man mit dem Online-Ausweis eine Identität zu Verfügung, bei der sich das Gegenüber darauf verlassen kann, dass man wirklich man selber ist. Der Online-Ausweis kann nur genutzt werden, wenn das physische Dokument und eine PIN vorhanden ist. Mit diesen zwei Faktoren kann sich dann sicher im Netz bewegt werden.

Der Online-Ausweis kann nur genutzt werden, wenn das physische Dokument vorhanden ist und eine PIN vorhanden ist.

Petra Waldmüller-Schantz

Wie werden die Deutschen das annehmen? Was sind Ihre Prognosen?

Petra Waldmüller-Schantz: Die Deutschen werden das sehr wohl annehmen. Wir haben jetzt schon im Pandemiejahr gemerkt, dass die Nutzung des Onlineausweises rasant angestiegen ist. Es ist natürlich immer das Henne-Ei-Problem: Je mehr Dienstleistungen zur Verfügung stehen, bei denen der Online-Ausweis genutzt werden kann, desto mehr wird er auch in die Nutzung kommen. Aktuell wird sehr viel dafür getan, die Nutzung noch komfortabler zu machen und dafür zu sorgen, dass man nicht jedes Mal seinen Ausweis an das Smartphone halten muss. Das ist die sogenannte Smart-eID und wird wohl ab Ende des Jahres möglich sein. Es passiert also sehr viel. Je einfacher und nutzbarer der Online-Ausweis wird, desto besser wird er auch angenommen werden, davon bin ich überzeugt.

Es gibt noch viele Millionen Menschen, die möglicherweise kein Smartphone haben, oder ein Smartphone, wo keine NFC-Funktion (kontaktlose Bezahlmöglichkeit) enthalten ist. Bleiben diese dann eventuell außen vor?

Petra Waldmüller-Schantz: Nein, es wird nicht so sein, dass Verwaltung ohne Smartphone nicht mehr möglich ist. Es wird immer die Möglichkeit geben, auf ein Amt zu gehen, um die Behördengänge zu erledigen. Das wird mit der digitalen Welt nicht abgeschafft, sondern beides wird parallel laufen. Trotzdem wird aber die Nutzung der digitalen Welt steigen. Die Nutzung von Smartphones wird immer normaler. Viele haben schon gar nicht mehr ihr Portmonee bei sich, aber dafür ihr Smartphone.

Es wird immer die Möglichkeit geben, auf ein Amt zu gehen, um die Behördengänge zu erledigen.

Petra Waldmüller-Schantz

Ist das erklärte Ziel, dass irgendwann niemand mehr aufs Amt gehen muss?

Petra Waldmüller-Schantz: Man möchte das Dienstleistungsangebot für Bürgerinnen und Bürger 24/7 nutzbar machen, sodass die Verwaltungsmitarbeitenden selber mehr in die beratende Funktion eintauchen können. Das Hauptziel ist also schon, alles digital abwickeln zu können. Natürlich aber immer im Sinne der Bürgerinnen und Bürger. Und da wünschen sich mittlerweile die meisten eine Vereinfachung der Prozesse, um sich nicht einen halben Tag Urlaub nehmen zu müssen, um zum Amt zu gehen.

Wird darauf geachtet, dass Menschen die keinen Bezug zum Digitalen haben, mitgenommen werden?

Petra Waldmüller-Schantz: Einer der größten Punkte bei der Umsetzung des Onlinezuganggesetzes ist die Nutzerfreundlichkeit. Menschen schauen sich die Verwaltungsvorgänge an, legen ein Augenmerk darauf, ob die Angebote nutzerfreundlich und verständlich sind. Experten schauen sich die Textbausteine auf der Seite an. Schließlich spricht auch nicht jeder Verwaltungsdeutsch. Das ist nicht nur ein Lippenbekenntnis, sondern steht so im Gesetz.

Gibt es noch irgendetwas, worauf wir uns in Richtung Zukunft einstellen? Etwas, woran Sie gerade arbeiten?

Petra Waldmüller-Schantz: Eins ist, den Online Ausweis aufs Smartphone zu bringen. Man hat immer noch seinen physischen Ausweis, das Kärtchen. Dass man das an der Grenze nicht mehr zeigen muss und stattdessen das Smartphone, wird so schnell nicht passieren. Dafür kann man sich aber in der digitalen Welt mit Hilfe seines Online-Ausweises identifizieren, ohne den physischen Ausweis noch benutzen zu müssen. Den Vorgang des Daten-Auslesens muss man nur einmal durchführen. Diese Daten werden dann auf dem Smartphone abgespeichert und können immer wieder genutzt werden. Da wird sehr viel dran gearbeitet und das wird höchstwahrscheinlich ab Ende des Jahres möglich sein.

Was macht das Unternehmen Governikus hier genau?

Petra Waldmüller-Schantz: Governikus ist ein Unternehmen, das sich damit beschäftigt, wie Daten sicher und rechtsverbindlich übermittelt werden können, vor allem auch Ende zu Ende verschlüsselt. Zum anderen arbeiten wir aber auch im Bereich der digitalen Identitäten. Verlässliches Handeln funktioniert nur im Zusammenhang mit einer sicheren elektronischen Identität. Dort sind wir Hersteller von Infrastrukturkomponenten, die man benötigt, damit das Online-Ausweisen überhaupt funktioniert. Zusätzlich sind wir Hersteller der AusweisApp des Bundes, die man auf Nutzerseite benötigt, damit man überhaupt mit einem Online-Ausweis agieren kann.

Quelle: MDR Umschau

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Ines Bieler, von der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg 4 min
Bildrechte: Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

Dieses Thema im Programm: MDR FERNSEHEN | Umschau | 10. August 2021 | 20:15 Uhr

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