Mobiles Arbeiten Zukunft Homeoffice? – eine Bestandsaufnahme

Wolfgang Brinkschulte, MDR aktuell Wirtschaftsexperte
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Durch Corona wird das Homeoffice plötzlich zur Alternative. Damit die erfolgreich funktioniert, benötigt es allerdings Rahmenbedingungen. Denn das "Neue Arbeiten" ist für Angestellte und Chefs gewöhnungsbedürftig.

Ein Mann sitzt vor einem Laptop, im Hintergrund spielt ein Junge
Home Office ist derzeit für viele Chance und Herausforderung zugleich. Bildrechte: Colourbox.de

Da sitzt man also in den eigenen vier Wänden, zwangsversetzt, und erledigt seine Dienstgeschäfte zwischen persönlichen Papierstapeln, den Verlockungen des so oft zitierten Kühlschranks und womöglich dem Genörgel der Kinder. Keine leichte Situation, keine, die man sich gewünscht hat. In diesen Wochen erst recht. Doch eben ganz anders, als man in Vor-Corona-Zeiten den Chef nach einem Tag Homeoffice gefragt hatte.

Auch da muss der Hausarbeitstag nicht unbedingt besser gewesen sein. Denn Homeoffice geht nicht von selbst, Homeoffice will geübt sein. Mobiles Arbeiten ist normalerweise eine Führungsaufgabe, eine strategische Entscheidung von Unternehmensleitungen und immer abhängig von der jeweiligen Unternehmenskultur.

Zukunft der Arbeit

Plötzlich sind viele Unternehmen und Institutionen, auch öffentliche Verwaltungen, mit diesen neuen Herausforderungen konfrontiert. Disruptiver geht es kaum. Wie also die Mitarbeiter am heimischen Küchentisch steuern, wie mit ihnen kommunizieren, wie motivieren, Feedback einholen und Projekte organisieren? Derzeit geht viel in Unternehmen und Behörden. Deutschland ist im Krisenmodus. Alle leisten ihren Beitrag, so gut sie können.

Vorarbeit hat nicht nur die "New Work"-Bewegung geleistet, sondern auch die Start Ups und Tech-Unternehmen und die vielen Konferenzen zur Zukunft der Arbeit. Sie haben in den vergangenen Jahren Entwicklungen angestoßen und erfolgreich praktiziert, von denen die Mehrheit der Unternehmen heute profitieren kann. Ebenso haben Wissenschaftler, allen voran das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO, seit Jahren wertvolle Beiträge geliefert.

Auch Mittelständler bei uns haben mittlerweile mobiles Arbeiten und agile Methoden auf dem Schirm und profitieren davon. Allerdings muss man das auch wollen, Chefs müssen sich dem stellen, Geschäftsleitungen entscheiden.

Doch noch im Sommer 2018 arbeiteten nach einer Erhebung von IDG research, zusammengetragen von Statista, nur 16,6 Prozent der Arbeitnehmer auch mal im Homeoffice, ausschließlich nur 3,8 Prozent. Knapp die Hälfte der Arbeitnehmer in Deutschland arbeiteten gar nicht von zu Hause, 23,8 Prozent durften noch nie dort arbeiten.

Um die Ausbreitung des Coronavirus in Deutschland einzudämmen, haben aber nun viele Unternehmen ihre Angestellten inzwischen ins Homeoffice geschickt. Vor allem Eltern nutzen diese Möglichkeit, sofern sie gegeben wird, um ihre Kinder betreuen zu können, seitdem Kitas und Schulen geschlossen wurden. Wie viele Arbeitnehmer derzeit tatsächlich zu Hause arbeiten, dazu ist die Datenlage noch unübersichtlich.

Mehrheit für Home Office

Laut einer aktuellen Umfrage des Bundesverbands Digitale Wirtschaft (BVDW) unter Angestellten wären 75,4 Prozent grundsätzlich bereit, während der Corona-Krise zu Hause zu arbeiten. 24,6 Prozent können sich das nicht vorstellen. 66,1 Prozent der Befragten erwarten von ihrem Arbeitgeber eine adäquate Lösung in dieser Situation. 

45,3 Prozent der befragten Angestellten denken, dass ihr Arbeitgeber technisch dazu in der Lage sei, ihnen die Arbeit von zu Hause zu ermöglichen. 45,7 Prozent der Befragten sehen ihren Arbeitgeber noch nicht dazu bereit. Für die Umfrage wurden 1.001 Angestellte kleiner, mittlerer und großer Unternehmen in Deutschland vom 5. bis zum 8. März repräsentativ befragt.

Auch wenn die Bundesfamilienministerin Franziska Giffey (SPD) am vergangenen Donnerstag in der Bundespressekonferenz erneut darauf hinwies, dass 90 Prozent ihrer Ministeriumsmitarbeiterinnen derzeit im Homeoffice seien, ist das sicher auch in Corona-Zeiten eine Ausnahme. Doch Giffey treibt seit Längerem digitale Arbeitsprozesse voran.

Im Juni 2019 richtete sie dafür ein Innovationsbüro "Digitales Leben" ein. Das Familienministerium und seine Leistungen und Unterstützungsangebote sollen dadurch digitaler werden. Damit dürfte sie in der bundesdeutschen Behördenlandschaft noch immer zu den Vorreitern zu gehören. Neben dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales. Das per se zuständig ist.

Netzwerk von Staat und Gesellschaft

Jenes Ministerium hat schon 2015, noch unter der damaligen Ministerin Andrea Nahles (SPD), mit dem "Dialogprozess Arbeiten 4.0" einen Rahmen für einen teils öffentlichen, teils fachlichen Dialog über die Zukunft der Arbeitsgesellschaft initiiert, auch zu mobilem Arbeiten. Herausgekommen ist unter anderem die "Initiative neue Qualität der Arbeit" (INQA).

Unter diesem Dach sollen Vertreter aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft und Gesellschaft neue Ansätze einer modernen Arbeits- und Personalpolitik diskutieren. Gemeinsam wollen sie konkrete und praxisorientierte Lösungen entwickeln, die Unternehmen und Institutionen bei der Gestaltung ihrer Arbeitsbedingungen unterstützen.

Homeoffice in Mitteldeutschlands Ministerien

Mobiles Arbeiten von zu Hause wird derzeit auch in der öffentlichen Verwaltung in Mitteldeutschland praktiziert. In der Thüringer Staatskanzlei arbeiten beispielsweise von rund 400 Mitarbeitern momentan 125 im Homeoffice. Davon 87 die ganze Woche außerhalb des Büros, 38 arbeiten in einem Wechselmodell.

Genaue Daten haben aktuell die sächsischen Ministerien zusammengetragen. In der sächsischen Staatskanzlei arbeiten 152 Bedienstete, circa 64 Prozent aller Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, von zu Hause. 84 von ihnen, und damit ca. 35 Prozent, haben auch im Homeoffice vollen Datenzugriff.

Von den rund 350 Bediensteten im Staatsministerium der Finanzen (SMF) sind derzeit abwechselnd rund zwei Drittel von zu Hause aus tätig. Sie haben dabei weitgehenden Zugriff auf die dafür erforderlichen Daten. Von den 390 Beschäftigten im sächsischen Innenministerium arbeiten derzeit 236 (ca. 60 Prozent) im Homeoffice. 74 von ihnen haben einen vollen Zugriff auf die dienstlichen Daten.

Mit 82 Prozent arbeiten die meisten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen derzeit im sächsischen Wirtschaftsministerium von zu Hause aus. 345 Bedienstete waren das in der vergangenen Woche. Rund 60 Prozent von ihnen haben auch im Homeoffice vollen Zugriff auf ihre Daten im Ministerium.

Auffällig viele Ministeriumsangehörige im sächsischen Staatsministerium für Energie, Klimaschutz, Umwelt und Landwirtschaft haben die Möglichkeit, von zu Hause zu arbeiten. 367, also 94,6, Prozent könnten im Homeoffice arbeiten. Wie viele tatsächlich zuhause arbeiten, lässt das Ministerium offen. Nur für 21 Bedienstete wurde die Präsenz am Arbeitsplatz angeordnet. Knapp die Hälfte habe auch im Homeoffice vollen Zugriff auf dienstliche Daten, hieß es.

Die Möglichkeit, in der Dienststelle in Absprache mit dem Vorgesetzten tätig zu sein, bestehe davon unabhängig. Daher seien auch regelmäßig mehr als 21 Mitarbeiter in der Dienststelle anwesend.

Unternehmen ohne Büro

Wo in Deutschland erst in der Krise Unternehmen und Institutionen kleine Schritte ins Neuland wagen, haben anderswo Firmen mobiles Arbeiten gleich zum Geschäftsmodell erklärt. Etwa das hierzulande weitgehend unbekannte US-Großunternehmen eXp Realty, das an der elektronischen Börse Nasdaq in den USA gelistet ist. Es hat sich zum Vorreiter der Maklerbranche entwickelt.

eXp Realty ist ein Immobilienmakler, der nach einem virtuellen Geschäftsmodell arbeitet. Es gibt keine Einzelhandelsbüros, in dem sich die Makler befinden, sondern sie arbeiten von zu Hause aus oder melden sich unterwegs an. Nach der sonst in der Branche schicken Firmenzentrale in bester Lage sucht man hier vergebens. Ausgerechnet ein Immobilienhändler verzichtet auf ein eigenes Bürogebäude. Dafür leistet sich die Firma eine aufwendige Basis im Internet.

Die Firmenzentrale liegt auf einer Insel inmitten eines Sees. Glitzernde Bürotürme, ein weitläufiger Campus, Fußball am Strand. Ein scheinbar luxuriöses Arbeitsumfeld, allerdings nur virtuell im Netz. Wer hier Mitglied im Team von rund 20.000 Mitarbeitern sein will, kreiert einen digitalen Avatar, setzt am eigenen Laptop ein Headset auf und setzt sich an seinen virtuellen Schreibtisch in der virtuellen Firmenzentrale. Von dort kommuniziert man mit den digitalen Alter Egos der weltweiten Kollegen, ohne dass sich die realen Menschen hinter den Avataren jemals persönlich begegnen müssen. Hier ist die Zukunft der Arbeitswelt nur einen Mausklick entfernt.

Doch die Arbeitswelt von morgen gibt es auch schon heute bei uns. In Leipzig hat sich seit vielen Jahren ein Unternehmen auf moderne Arbeitswelten spezialisiert. Auch hier gilt: mobiles Arbeiten statt Büro, flexible Arbeitszeiten statt Stechuhr, Team statt Hierarchie. Bei AVILOX arbeiten seit Gründung rund 25 Mitarbeiter auch virtuell, bundesweit per Videochat, Projekttools und Telefon. Mit Abständen, aber regelmäßig, trifft man sich in der Leipziger Zentrale. Die liegt in einem sogenannten Coworking Space und ist mehr Treffpunkt als Büro.

Dafür kommen alle Kollegen einmal im Monat zu einem Team Camp zusammen. Das sei wichtig für die gemeinsame Arbeit, sagt die Geschäftsführerin Regina Köhler. Sonst ist sie mit ihren Kollegen viel auf Workshops und für Vorträge unterwegs und berät Unternehmen zu allen Fragen mobilen Arbeitens.

Regeln für einen Kulturwandel

Sowohl in ihrer eigenen Firma als auch bei ihren Kunden seien die Fragen der Organisation und der Art des Zusammenarbeitens besonders wichtig. So mache man sich gemeinsam Gedanken über Formen der Organisationsentwicklung. Flexibles Arbeiten würde nicht in eine Fachabteilung wegdelegiert, sondern das müsse interdisziplinär zwischen den Abteilungen in Unternehmen angegangen werden.

Diese Art der Erfahrung deckt sich denn auch mit den Einschätzungen und Studien des wichtigsten deutschen Forschungsinstitutes auf diesem Gebiet, dem Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO. Das entwickelt gemeinsam mit Unternehmen, Institutionen und Einrichtungen der öffentlichen Hand Strategien, Geschäftsmodelle und Lösungen für die digitale Transformation.

Dazu gehören besonders ganzheitliche Konzepte für die Arbeits- und Organisationsgestaltung sowie für Unternehmens- und Führungskulturen. Josephine Hofmann, die Teamleiterin für Zusammenarbeit und Führung, forscht seit vielen Jahren an Führungskonzepten und flexiblen Arbeitsformen und hat Unternehmen auf dem Weg in die mobile Arbeit begleitet.

In diesen Tagen hat sie Tipps fürs Homeoffice in Corona-Zeiten zusammengestellt: Handlungsanleitungen, die in immer mehr Unternehmen in Deutschland die Unternehmenskultur prägen, und die sowohl in Vor- wie auch Nach-Corona-Zeiten Bedeutung haben.

Entscheidender Faktor beim Homeoffice sei Kommunikation, sagt Hofmann. Verantwortliche Führungskräfte sollten regelmäßig unter Nutzung aller verfügbaren Telemedien, Telkos, E-Mails, Chats oder Collaboration-Software, Kontakt zu Kollegen und Mitarbeitern halten. Sie sollten auch zu unkonventionellen Nutzungsformen ermutigen. Was bisher unmöglich schien, gehe nun manchmal doch. Das sei auch eine Lernchance.

Dazu gehöre es, nicht zu stark in den schriftlichen Kommunikationsmodus zu verfallen. So praktisch und planbar geschriebene Mitteilungen oder Informationen auch seien, gerade Führungskräfte sollten unbedingt direkte, auch informelle Gespräche suchen. Das direkte Gespräch via Telefon oder Videokonferenz sei wichtiger, kommunikativer Bestandteil des Arbeitsalltags, auch als Zeichen von Wertschätzung und persönlicher Fürsorge.

Herausforderungen für Unternehmensführungen

Sich als Geschäftsleitung regelmäßig "aus dem Orbit" in Form von unternehmensweiten persönlichen Ansprachen zu melden, könnte nicht hoch genug geschätzt werden, besonders in Ausnahmesituationen. Geschäftsleitungen sollten gerade Führungskräfte darin bestärken, das notwendige Vertrauen in den Leistungswillen und die Selbstmanagementfähigkeiten aufzubringen, aber auch mit der nötigen Konzilianz zu reagieren, wenn nicht alles gleich gut erledigt werde. Es sei eben eine Extremsituation, in der gerade sie viel lernen könnten.

Da sind Unternehmen gut dran, die sich schon seit Jahren auf den Weg zum "New Work" begeben haben. Wo sich Vertrauen den Mitarbeitern gegenüber auch in den Organisationsstrukturen widerspiegelt: mehr Netzwerk, weniger Hierarchie. Wo klar ist, dass Mitarbeiter im Homeoffice ihre Aufgaben selbstständig und erfolgreich erledigen.

Die Corona-Krise hat gezeigt, dass sich unsere Arbeitsweise radikal verändert hat, von einem Tag auf den anderen. Heute muss sie mehr mobil sein, multilokal, morgen ist sie wohl mehr und mehr auch virtuell. Sich technisch und kulturell darauf einzustellen, dürfte für Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine der Lehren und Herausforderungen sein, um nicht der Entwicklung hinterher zu hinken, sondern mit dem Wandel mitzuhalten.

Dieses Thema im Programm: MDR UM 11 | 08. April 2020 | 11:00 Uhr