Umschau-Quicktipp | 26.02.2019 Nebenkostenabrechung checken: Auf diese Dinge sollten Sie achten

Nicht immer steckt eine böse Absicht dahinter: Vermieter können sich auch schlichtweg mal verrechnen. Doch das kann für Sie als Mieter richtig teuer werden. Flattert also einmal im Jahr die ungeliebte Nebenkostenabrechnung ins Haus, sollten Sie diese genau überprüfen. Was Sie beim Check beachten müssen, wie Sie Mängel erkennen und was Sie im Ernstfall unternehmen müssen, erfahren Sie jetzt.  

Zwei Wege der Abrechnung

Grundsätzlich ist der Vermieter verpflichtet, die anfallenden Nebenkosten für Haus und Grundstück zu zahlen. Für die Umlage auf den Mieter hat der Vermieter zwei Möglichkeiten:

Die Nebenkostenpauschale:

Kosten zum Beispiel für Grundsteuern, Müllgebühren oder Strom kann der Vermieter pauschal, also festgelegt, auf die Kaltmiete aufschlagen. Er orientiert sich dabei in den meisten Fällen an der Größe der Wohnung und den Vergleichswerten der Vorjahre. Verbraucht der Mieter mehr oder haben sich die Gebühren und Preise im laufenden Jahr erhöht, dann bleibt der Vermieter auf den Mehrkosten sitzen. Er kann allerdings für die Folgejahre die Pauschale entsprechend anheben. Liegen umgekehrt die Nebenkosten unter der gezahlten Pauschale, dann muss im kommenden Jahr nach unten korrigiert werden. Die Kosten für Heizung und Warmwasser können nicht pauschal erhoben werden, der Vermieter muss hier den tatsächlichen Verbrauch messen und entsprechend abrechnen.

ein Mietvertrag mit einem Schlüssel
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Abschläge und Abrechnung:

Im Mietvertrag wird in den meisten Fällen vereinbart, wie sich der Mieter an den Nebenkosten für das ganze Haus beteiligen muss. Über einen sogenannten Umlageschlüssel orientiert man sich dabei an der Wohnungsgröße, der Anzahl der darin wohnenden Personen oder auch an der Anzahl der Wohneinheiten. Wird kein Umlageschlüssel vereinbart, so müssen sich die Nebenkosten an der Wohnfläche orientieren.

Dieser Umlage- oder Verteilerschlüssel wird dann problematisch, wenn in einer Wohnung ein einzelner Mieter wohnt und nebenan eine vierköpfige Familie. Müssen nun beide den gleichen Wasserkostenanteil tragen, muss der Umlageschlüssel entsprechend geändert werden. Als Mieter sollten Sie deshalb darauf drängen, dass alle Kosten, bei denen ein Verbrauch ermittelt werden kann, auch verbrauchsabhängig abgerechnet werden, wie zum Beispiel Wasser-, Strom- oder Heizung. Wird ein Verbrauch erfasst, dann muss er sich auch in der Nebenkostenabrechnung so wiederfinden und berechnet werden.

Ausgehend von vorhergehenden Abrechnungen werden die Nebenkosten als Vorauszahlung zur Kaltmiete geleistet und müssen spätestens ein Jahr nach Ende des Berechnungszeitraums abgerechnet werden. Kommt die Abrechnung auch nur einen Tag zu spät, kann der Mieter eventuelle Nachforderungen ignorieren, der Vermieter bleibt im Ernstfall darauf sitzen. 

So erkennen Sie eine korrekte Abrechnung

Zunächst muss die Abrechnung also pünktlich sein - auch wenn dem Vermieter selbst noch nicht alle Daten zu seiner Immobilie vorliegen. Das muss Sie als Mieter nicht interessieren. Nur wenn der Vermieter beweisen kann, dass er eine Verzögerung nicht mutwillig oder fahrlässig herbeigeführt hat, kann es sein, dass Sie auch noch eine spätere Abrechnung mit Nachzahlung in Kauf nehmen müssen. Bekommen Sie Geld zurück, gilt die Jahresfrist nicht. Stellt sich also nach über zwölf Monaten heraus, dass Sie zu viel gezahlt haben, haben Sie einen Anspruch auf die Rückerstattung.

Checken Sie als nächstes den richtigen Abrechnungszeitraum. Der darf nicht länger als zwölf Monate betragen. Kürzer geht, wenn der Vermieter nach ganzen Kalenderjahren abrechnet und Sie zum Beispiel in der Mitte des Jahres eingezogen sind. Die Abrechnung muss eine Auflistung der Gesamtkosten abzüglich der geleisteten Vorauszahlungen enthalten. Alle Posten müssen genau nachvollziehbar sein. Von der Dachrinnenreinigung übers Treppewischen bis hin zu Gartenarbeiten. Wichtig: Bezeichnungen wie "Sonstige Nebenkosten" müssen Sie nicht akzeptieren und können diese sogar rausrechnen.

Alle Anfangs und- Endzählerstände müssen ebenso enthalten sein wie eine genaue Erläuterung und Berechnung des Verteilerschlüssels. Nachweisbelege wie etwa Abrechnungsprotokolle müssen in der Nebenkostenabrechnung nicht enthalten sein. Sie haben aber als Mieter das Recht, Einblick in diese Belege zu nehmen. Müllabfuhr, Wasser, anteilig Heizung, Flurbeleuchtung, Hausmeister und Versicherungen: All das sind umlagefähige Nebenkosten. Sie müssen exakt aufgeschlüsselt sein.

Unverständliches müssen Sie nicht hinnehmen

Alle Fakten müssen für Sie verständlich und rechnerisch nachvollziehbar sein. Kompliziert verschlüsselte Posten, die aufwendige Umrechnungen oder Ähnliches erfordern, sind nicht zulässig. Sie müssen klar und deutlich erkennen, wie hoch die Gesamtkosten sind, wie diese verteilt beziehungsweise umgelegt werden und was Sie als Mieter demzufolge zahlen müssen.

Checken Sie die Wirtschaftlichkeit 

Kosten, die der Vermieter auf Sie umlegen kann, dürfen nicht aus zu teuren Vertragsverhältnissen entstehen. Konkret heißt das: Wenn Ihr Vermieter für die Gartenarbeiten aus Ihrer Sicht enorm hohe Summen verlangt, ohne dass ein wirklicher Gegenwert vorliegt, ist das nicht wirtschaftlich. Das müssen Sie nicht akzeptieren. Fragen Sie in so einem Fall am besten bei vergleichbaren Firmen nach entsprechenden und marktüblichen Preisen. Sind die deutlich unter Ihren Kosten, können Sie die Zahlung verweigern.

Der Betriebskostenvergleich

Verständlicherweise kommen einem Mieter seine eigenen Betriebskosten immer zu hoch vor. Um vergleichen zu können, wo Sie wirklich liegen, lohnt ein Blick in den Betriebskostenspiegel des deutschen Mieterbundes. Dort erfahren Sie, wieviel Euro an Nebenkosten pro Quadratmeter Sie im Monat einrechnen müssen. Rund 2,17 Euro sind es momentan in Mitteldeutschland. Das allerdings nur im Durchschnitt. Es kann örtlich doch recht große Abweichungen geben.

Die häufigsten Mängel

Oftmals versuchen Vermieter die anteiligen Kosten für leerstehende Wohnungen wie Grundsteuer oder Kosten für den Schornsteinfeger auf die anderen Mieter umzulegen. Das ist aber nicht rechtens. Der Vermieter selbst hat diesen Anteil zu tragen. Steht in Ihrem Mietverrtag, dass sich die Verteilung der Gesamtkosten nach der vermieteten Fläche richtet, dann ist auch das nicht richtig und unwirksam. Im extremsten Fall müssten sonst bei einem fast leerstehenden Haus ein paar letzte Mieter alle Nebenkosten tragen. Auch ein Laden oder eine Werkstatt, also Gewerbeflächen, die in Ihrem Wohnhaus vermietet sind, müssen bei der Betriebskostenabrechnung von der vermieteten Gesamtfläche abgezogen und separat berechnet werden. Gewerbebetriebe erzeugen oft deutlich höhere Nebenkosten.

Weitere Kostenpunkte, die Sie als Mieter nicht tragen müssen:

  • Kosten für Reparaturen oder Ersatzanschaffungen: Manchmal verstecken Vermieter diese Kosten in der Rubrik Wartungen, zu erkennen an großen Unterschieden von Jahr zu Jahr. Das müssen Sie nicht hinnehmen.
  • Gebühren für Briefverkehr, Telefon oder die Bank: Müssen vom Vermieter übernommen werden.
  • Überzogene Kosten für Reinigung und Gärtnerarbeiten: Wird der Hausmeister schon abgerechnet, dann darf er nicht doppelt als Gärtner auftauchen. Auch eine Reinigungsfirma, die ohne Notwendigkeit dreimal pro Woche putzt, müssen Sie nicht hinnehmen.
  • Hausverwaltung: Die Kosten dafür sind, anders als beim Hausmeister, nicht umlagefähig.
  • Kosten für bestimmte Versicherungen wie Reparaturkostenversicherung, Umweltschadenversicherung oder auch die Kosten für eine einmalige Schädlingsbekämpfung dürfen Ihnen nicht angerechnet werden.
  • Die Wohnungsgröße: Sollte eigentlich korrekt sein, immer wieder aber werden Umlagen aufgrund zu hoher Quadratmeterzahlen ermittelt. Messen Sie genau nach, bei einer Abweichung von mehr als zehn Prozent können Sie eine Neuberechnung fordern.

Das Fahrstuhlproblem

Die Kosten für die Wartung eines vorhandenen Fahrstuhls müssen Sie anteilig auch dann mittragen, wenn Sie im Erdgeschoss wohnen und den Fahrstuhl in der Regel nicht nutzen. Anders sieht es aus, wenn Sie in einem großen oder verzweigten Gebäude so weit entfernt vom Fahrstuhl wohnen, dass Sie diesen niemals im normalen Sinne nutzen werden. Dann können Sie sich gegen eine Umlage auf Ihre Kosten wehren.

Vorsicht vor niedrigen Abschlägen

In einem Markt mit durchweg hohen Mietpreisen versprechen sich manche Vermieter einen Vorteil, wenn Sie die Nebenkosten bewusst zu niedrig ansetzen. Gehen Sie als Mieter auf ein solches vermeintlich günstiges Angebot ein, dann droht Ihnen unter Umständen eine kräftige Nachzahlung bei der der ersten Abrechnung. Darauf müssen Sie selbst achten, der Vermieter darf nämlich die Nebenkosten von Gesetzes wegen nicht zu hoch ansetzen, zu niedrig hingegen ist nicht verboten. 

Wenn Sie Fehler entdecken

Wenn Sie zu viele Nebenkosten vorausbezahlt bezahlt haben, muss der Vermieter Ihnen das selbstverständlich erstatten. Sie als Mieter sind aber verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung auf Ihre Vollständigkeit und Korrektheit zu überprüfen. Im Zweifel lassen Sie Experten von einer Mietervereinigung über Ihre Unterlagen schauen. Geht der Vermieter auf vermeintliche Probleme mit der Nebenkostenabrechnung nicht ein, dann bleibt Ihnen nur die gerichtliche Lösung. Die Forderungen aus der Nebenkostenabrechnung sind innerhalb von 30 Tagen fällig. Darüber hinaus haben Sie aber 12 Monate Zeit, die Abrechnung zu überprüfen und im Ernstfall Geld zurück zu fordern.

Dieses Thema im Programm: MDR JUMP bei der Arbeit | 26. Februar 2019 | 10:45 Uhr

Zuletzt aktualisiert: 04. Februar 2019, 00:10 Uhr