Behördenfristen Was tun, wenn Ämter sich Zeit lassen?

Beamte und Behördenmitarbeiter lassen sich immer Zeit. Diese Behauptung kennt wohl jeder. Dabei haben die Sachbearbeiter auf den Ämtern genaue Vorschriften, in welchem Zeitraum sie Anträge zu bearbeiten haben. Wie die aussehen und was Sie als Antragsteller tun können, wenn die Fristen nicht eingehalten werden, haben wir mit Ute Bernhardt, Rechtsexpertin der Verbraucherzentrale Sachsen-Anhalt, geklärt.

Die richtige Behörde muss es sein

Behörden und Ämter gibt es reichlich in unserem Land. Wichtig ist zu wissen, zu welcher Behörde Sie mit Ihrem Anliegen müssen. Denn: Landen Ihre Anträge bei der falschen Behörde, ist die nicht verpflichtet, Sie an die richtigen Stellen weiterzuleiten. Und oftmals werden Leistungen, die Sie vom Staat bekommen, wie zum Beispiel das BAföG, erst ab dem Tag der Antragsstellung gewährt, nicht rückwirkend. Also informieren Sie sich immer genau, wer für Sie zuständig ist. Informationen bekommen Sie auf den offiziellen Seiten Ihrer Gemeinde. Oft genügt auch ein Anruf beim Bürgeramt. Ihren richtigen Ansprechpartner bekommen Sie auch auf offiziellen Anschreiben mitgeteilt, inklusive einer Bearbeitungsnummer.

So gehen Sie grundsätzlich vor

Sollten Sie auf das Amt müssen, um einen Antrag zu stellen, halten Sie alle notwendigen Papiere bereit. "Das erspart Ihnen, dass Sie Nachreichfristen einhalten müssen. Außerdem wird Ihr Antrag sehr wahrscheinlich erst bearbeitet, wenn wirklich alles da ist", so Ute Bernhard. Welche Papiere Sie für Ihren konkreten Vorgang brauchen, welche Fristen Sie bei der Beantragung einhalten müssen, erfahren Sie bei fast allen Behörden im Internet. Bei Pass- und Genehmigungsangelegenheiten, die unmittelbar im Amt entschieden werden, sollten Sie genügend Geld oder eine Giro-Karte mitnehmen. Erkundigen Sie sich bei Antragstellung von zu Hause, in welcher Form Sie einen Antrag stellen müssen. Laden Sie sich entsprechende Vorlagen aus dem Internet runter, manchmal genügen auch formlose Anträge. Achtung: In den meisten Fällen müssen Sie Anträge handschriftlich unterschreiben, eine E-Mail gilt oft nur dann, wenn Sie über eine Einrichtung für eine elektronische Signatur verfügen.

Wenn Sie einen Antrag in Vertretung stellen, brauchen Sie eine entsprechende Vollmacht. Informieren Sie sich, wer Ihr zuständiger Sachbearbeiter ist, wenn nötig, vereinbaren Sie mit ihm einen entsprechenden Beratungstermin.

Die wichtigsten Rechtsgebiete

Hauptsächlich gibt es zwei Rechtsformen von Behörden und Ämtern, bei denen Sie Anträge stellen. Verwaltungsrecht regelt Angelegenheiten zwischen Staat und Bürger. Darunter fallen Vorgänge wie Baugenehmigungen, Kindergeld, BAföG-Leistungen, Gewerbe- oder Steuerangelegenheiten. Sozialrecht ist ein Unterzweig des Verwaltungsrechts. Es regelt Dinge wie Kindesunterhalt, Rente, Arbeitslosengeld und auch die Leistungen innerhalb der gesetzlichen Krankenkassen. Die Unterscheidung ist deswegen wichtig, weil für beide Gebiete verschiedene Wartezeiten und Fristen zur Bearbeitung von Anträgen gelten.

Wie lange hat die Behörde Zeit?

Bei Entscheidungen im Verwaltungsrecht haben Behörden grundsätzlich drei Monate Zeit zur Bearbeitung. Gehen Sie gegen eine Entscheidung in Widerspruch, muss auch der innerhalb von drei Monaten bearbeitet werden. Achtung: Widerspruchsfristen richten sich nach dem Sachgebiet, in der Regel haben Sie vier Wochen Zeit, gegen eine Entscheidung zu widersprechen.

Es geht aber auch kürzer, wenn bestimmte Zwänge eine schnelle Bearbeitung nötig machen. Wenn Sie beispielsweise mit einer staatlichen Förderung bauen und diese an der Genehmigung des Bauantrages hängt. Und es geht auch deutlich länger, so unsere Expertin: "Gerade bei der Steuer gibt es ja die Möglichkeit einer vorläufigen Festsetzung. Wenn da noch Dinge unklar sind oder Sie noch Belege nachreichen müssen, dann kann das schon mal zu sehr langen Bearbeitungsfristen führen."

Antrag auf Festsetzung von Unterhalt, 2013
Bildrechte: IMAGO

In Fällen des Sozialrechts haben die Behörden sechs Monate Zeit zur Bearbeitung. Ein Widerspruch muss dann aber auch in mindestens drei Monaten bearbeitet sein. Aber: Gerade bei Sozialleistungen wie Hartz IV oder Kindesunterhalt kann Ihnen der Staat auch einen Vorschuss gewähren. Eine Wartefrist von sechs Monaten ist hier unter Umständen nicht zumutbar. Ein hoher Kranken- oder Urlaubsstand rechtfertigt keine längeren Bearbeitungsszeiten.

Ausnahmefall Krankenkasse

Bei Krankenkassen ist die gesetzliche Frist zur Bearbeitung eines Antrages, an dem Leistungen, wie etwa die Bewilligung von Reha Maßnahmen oder Hilfsmitteln hängen, auf drei Wochen heruntergesetzt. 

Wann und wie können Sie "Druck machen"?

Zunächst können Sie immer wieder höflich nachfragen, wie weit Ihr Antrag schon bearbeitet wurde. Haben Sie den Eindruck, dass der Bearbeiter aus irgendeinem Grund Ihre Bearbeitung verzögert, können Sie ganz ohne Probleme und Kosten einen sogenannten formlosen Rechtsbehelf einreichen. Darauf muss die Behörde reagieren. Im Normalfall wird ein Vorgesetzter oder eine übergeordnete Stelle den Vorgang kontrollieren und Ihnen Auskunft geben. Einen Anspruch auf ein bestimmtes Handeln erlangen Sie damit allerdings nicht.

Gibt Ihnen Ihr Sachbearbeiter eine unbefriedigende Auskunft, können Sie auch eine schriftliche Gegenvorstellung einreichen und damit eine erneute Sachprüfung fordern. Auch darauf muss eine Behörde reagieren. Haben Sie das Gefühl, von einem Mitarbeiter der Behörde persönlich ausgebremst zu werden, können Sie gegen ihn eine Dienstaufsichtsbeschwerde erwirken. Dabei geht es aber nicht um die eigentliche Entscheidung Ihres Antrages, sondern nur um den Mitarbeiter. Achtung: Solch eine Beschwerde kann für den Betroffenen erhebliche dienstliche Auswirkungen haben. Auch gegen eine ganze Behörde an sich können Sie eine sogenannte Fach-Aufsichtsbeschwerde einreichen.

Ausnahmefall: Einstweiliger Rechtsschutz

Sollte es im Sozialrecht einmal sehr schnell gehen müssen, weil Sie etwa beantragte Unterstützungen und Gelder sehr dringend benötigen, können Sie auch ein einstweiliges Rechtsschutzverfahren einleiten. So bekommen Sie Ihre Hilfsmittel oder die finanzielle Unterstützung schneller. Das beeinflusst aber nicht die eigentlich noch ausstehende Entscheidung. Es kann später also auch wieder anders entschieden werden. Wichtig: lassen Sie sich in solchen Spezialfällen immer rechtlich beraten.

Wann sollten Sie vor Gericht ziehen?

Lässt die Behörde die Maximalfristen verstreichen, können Sie klagen. "Wenn Sie immer wieder bei dringend benötigten Hilfsmitteln im Krankenbereich abgewiesen oder hingehalten werden, können Sie eine Untätigkeitsklage einreichen", so Ute Bernhardt von der Verbraucherzentrale Sachsen-Anhalt. Ihre Klage reichen Sie in so einem Fall beim Sozialgericht ein. Kann das Amt die Verzögerung nicht stichhaltig begründen, haben Sie gute Aussichten auf Erfolg. Gleiches gilt auch für eine Untätigkeitsklage nach dem Verwaltungsrecht. Bei den Kosten dieser Rechtsverfahren gibt es jedoch erhebliche Unterschiede.

Kosten der Untätigkeitsklage

Bevor Sie klagen, informieren Sie sich bei einer Rechtsberatung, wie Ihre Chancen stehen. Denn: "Sie müssen genau unterscheiden, ob es sich um Sozialrecht oder öffentliches, also Verwaltungsrecht handelt. Bei Streitfällen im öffentlichen Recht wird in der Regel ein Anfangsstreitwert von 5.000 Euro festgelegt, und nach dem bemessen sich dann die Gerichts- und unter Umständen auch Ihre Anwaltskosten. Und das müssen Sie im Falle einer Niederlage sehr wahrscheinlich übernehmen", gibt Ute Bernhardt zu bedenken. Fälle im Sozialrecht sind für Sie als Kläger in der Regel kostenlos, selbst wenn Sie den Prozess verlieren oder Ihre Klage zurückgewiesen werden sollte.

Fazit

Wenn für Ihren Antrag oder Vorgang alle nötigen Unterlagen bei der Behörde vorliegen und korrekt sind, gibt es keinen Grund für Verzögerungen. Innerhalb von vier Wochen sollten die Dinge bearbeitet sein. Wenn sich nichts tut, fragen Sie bei ihrem Sachbearbeiter freundlich nach. Reagiert die Behörde nach drei beziehungsweise sechs Monaten immer noch nicht, dann können Sie ohne schlechtes Gewissen eine Untätigkeitsklage einreichen.

Dieses Thema im Programm: MDR JUMP bei der Arbeit | 03. April 2019 | 10:45 Uhr

Zuletzt aktualisiert: 03. April 2019, 09:27 Uhr