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Ein Check der Betriebskostenabrechnung lohnt sich: Im "Umschau"-Test war jede dritte fehlerhaft. (Symbolbild) Bildrechte: Colourbox.de

FehlerquellenNebenkostenabrechnung: Darauf sollten Sie achten

von Carmen Brehme, MDR-Wirtschaftsredaktion

13. September 2023, 09:24 Uhr

Die Nebenkostenabrechnung vom Vorjahr haben viele schon bekommen, andere warten noch darauf. In beiden Fällen sollten Sie die Abrechnung nicht einfach abheften. Claudia Neumerkel von der Verbraucherzentrale Sachsen erklärt einige mögliche Fehler, die unbemerkt richtig Geld kosten können.

Mit welchen Preissteigerungen ist bei den Heizkosten zu rechnen?

Claudia Neumerkel: Hier möchte ich auf den Heizspiegel 2022 verweisen, welcher prognostiziert, dass die Heizkosten pro Haushalt für 2022 um 50 bis 60 Prozent und höher gestiegen sind bzw. steigen.

Wie wirken sich Entlastungen durch den Staat auf die Heizkosten aus?

Claudia Neumerkel: Mieter sollten im Blick behalten, dass der Dezember 2022-Abschlag für Gas und Wärme durch ein Entlastungspaket des Staates entfallen ist. Das heißt, die Mieter, welche mehrheitlich keinen eigenen Gas- oder Wärmelieferungsvertrag mit einem Versorger haben, werden dies auf ihrer Abrechnung des Vermieters sehen, welcher die Entlastung (rechnerisch) an seine Mieter weitergeben muss. Diejenigen Mieter, welche über eine eigene Gasetagenheizung verfügen, mussten den letzten Abschlag für 2022 nicht zahlen.

Wenn eine hohe Nachzahlung fällig wird: Kann die gestückelt oder gestundet werden?

Claudia Neumerkel: Es gibt leider keinen Rechtsanspruch auf Stundung oder Ratenzahlungen gegenüber dem Vermieter. Nichtsdestotrotz kann der Mieter seinen Vermieter dennoch darum bitten oder zumindest nachfragen.

Soweit sich hohe Nachzahlungsforderungen in der Betriebskostenabrechnung oder Jahresabrechnung wiederfinden und die finanziellen Möglichkeiten des einzelnen Mieters übersteigen, möchten wir darauf hinweisen, dass viele Verbraucher*innen einen Anspruch auf staatliche Unterstützung – auch wenn sie bisher keine staatlichen Leistungen beziehen – und ein regelmäßiges Einkommen haben. Weitere Informationen dazu liefern die Jobcenter, Sozialämter und Wohngeldstellen der Kommunen.

Beratung und Unterstützung rund ums Thema Energie sparen in der Wohnung und im Haushalt erhalten alle (!) Mieter bei der Energieberatung der Verbraucherzentrale Sachsen. Dieses Beratungsangebot bieten wir in ganz Sachsen in 50 regionalen Beratungsstellen an.

Bei wie vielen Abrechnungen gibt es Fehler bei dem Posten Kosten für die Heizung?

Claudia Neumerkel: Die Zahl der nicht prüffähigen (Anmerkung: formell korrekten) Heizkostenabrechnungen ist nach den Erfahrungen erfreulicherweise geringer als angenommen. Lediglich ca. fünf bis sieben Prozent aller Abrechnungen weisen eindeutige Fehler durch formelle Mängel in der Darstellung auf. Der Vermieter ist gesetzlich verpflichtet, die Kostenpositionen übersichtlich und nachvollziehbar aufzuführen, damit auch ein durchschnittlich juristisch und betriebswirtschaftlich gebildeter Mieter die Abrechnung nachvollziehen kann.

Dem gegenüber gibt es jedoch eine größere Anzahl von ca. einem Drittel der Heizkostenabrechnungen mit Auffälligkeiten. Die Abrechnungen sind zwar formell zunächst korrekt erstellt, weisen jedoch Klärungsbedarf auf. Die Mieter sollten dann von ihrem Recht der Belegeinsicht gegenüber dem Vermieter Gebrauch machen und die Rechnungen und Belege, auf denen Ihre Abrechnung basiert, einsehen und überprüfen. Ob danach tatsächlich materielle Mängel vorliegen, kann meist nur mit sachkundiger, juristischer Hilfe festgestellt werden.

Claudia Neumerkel von der Verbraucherzentrale Sachsen ist Expertin in Sachen Heizkosten. Bildrechte: privat

Bis wann muss die Jahresabrechnung vorliegen?

Claudia Neumerkel: Nach Ende der Abrechnungsperiode hat der Vermieter zwölf Monate Zeit, um die Heizkosten abzurechnen und seine Berechnung dem Mieter zuzustellen. Wird diese Frist überschritten, muss im Regelfall nicht nachgezahlt werden.

Was darf abgerechnet werden?

Claudia Neumerkel: Neben den tatsächlich verbrauchten Brennstoffkosten darf der Vermieter auch die Nebenkosten der Heizungsanlage umlegen. Dazu zählen z.B. die Kosten der Bedienung, Überwachung, Reinigung und Wartung der Heizungsanlage und der Kostenfaktor Betriebsstrom. Auch umlegbar sind die Kosten der Messdienstleistungen und die Mietkosten für die Erfassungsgeräte. Nicht abgerechnet werden dürfen aber z.B. etwaige Reparaturkosten der Heizung.

Der Vermieter hat mich noch nicht über Zwischenstände zum Heizverbrauch informiert, obwohl eine dafür nötige Fernablesetechnik vorliegt. Was kann ich machen?

Claudia Neumerkel: Seit Januar 2022 müssen monatliche Abrechnungs- oder Verbrauchsinformationen zu Wohneinheiten, in denen bereits fernablesbare Messgeräte installiert sind, bereitgestellt werden. Mindestangaben in diesen Mitteilungen sind der Verbrauch im letzten Monat in Kilowattstunden und ein Vergleich dieses Verbrauchs mit dem Verbrauch des Vormonats und dem Vorjahresmonat. Stellt der Vermieter diese Informationen dem Mieter nicht automatisch zur Verfügung, sollte der Mieter diese bei ihm einfordern. Anderenfalls kann der Mieter den auf sie entfallenden Kostenanteil um drei Prozent kürzen. Bei mehreren Pflichtverstößen summieren sich die Kürzungsrechte. Die meisten Vermieter legen die Kosten der Informationsübersicht allerdings wieder auf Mieter um.

Welche Heizkosten müssen nach Verbrauch umgelegt werden?

Claudia Neumerkel: Der Verteilerschlüssel bestimmt, wie die Summe aller Energiekosten auf die einzelnen Wohneinheiten umgelegt wird. Der vereinbarte Umlageschlüssel findet sich regelmäßig im Mietvertrag. Die Abrechnung nach Quadratmetern darf dabei nur maximal 50 Prozent der Gesamtheizkosten ausmachen. Davon abhängig wird der restliche Anteil nach dem jeweiligen Verbrauch umgelegt. In den meisten Abrechnungen werden die Heizkosten zu 30 Prozent nach Wohnfläche und zu 70 Prozent nach Verbrauch umgelegt.

Einige Wohnungen im Haus stehen seit längerer Zeit leer. Wie müsste sich das dann bei der Heizkostenabrechnung zeigen?

Claudia Neumerkel: Hier sollte darauf geachtet werden, dass sich die Quadratmeter-Angaben der Gesamtwohnfläche im Vergleich zum Vorjahr nicht ändern dürfen. Im zweiten Schritt kann anhand der Ableseprotokolle der Wohnungen nachvollzogen werden, wie sich der jeweilige Verbrauch der Einheiten gestaltet hatte. Die Ableseprotokolle kann der Mieter beim Vermieter zur Einsicht anfordern.

Welche Fehler bei Heizkostenabrechnungen gibt es noch? Woran erkenne ich die?

Claudia Neumerkel: Die meisten Indizien für materielle Fehler erkennt nur das fachkundige Auge eines Experten. Auch kann eine anschließende Tiefenprüfung aufgrund der komplexen Materie in einigen Fällen juristisches Streitpotenzial bergen. Wichtige Ratschläge für Mieter und Mieterinnen sind jedoch, bei Ein- und Auszug die Übergabeprotokolle korrekt ausfüllen zu lassen und eine Gegenprüfung zu machen. Im Laufe des Jahres sollten die Mieter und Mieterinnen Sichtprüfungen der Erfassungsgeräte vornehmen, um bei Totalausfällen den Schaden durch Schätzung des Verbrauches so gering wie möglich zu halten.

Auch eine Energiesparberatung kann weiterhelfen, den Heizverbrauch zu senken. Eine derartige Beratung steht jedem Mieter offen und ist über die Verbraucherzentralen zu buchen.

Es wird geraten, jetzt die Heizungen optimieren zu lassen. Kann ich das als Mieter?

Claudia Neumerkel: Das Recht einen Auftrag an eine Heizungsfirma zu erteilen, hat nur der Vermieter oder die Vermietergemeinschaft. Aber auch Mieter können sich gemeinschaftlich stark machen und beim Vermieter eine Optimierung anregen.

Wo wird der Warmwasserverbrauch aufgelistet?

Bei verbundenen Heizungsanlagen wird das Wasser ebenfalls über diese Anlage durch den Brennstoff erwärmt. Die Kosten für das Warmwasser werden für diesen Fall ebenfalls bei den Heizkosten aufgeführt und zudem auch grundsätzlich in Grund- und Verbrauchskosten getrennt, meist per 30/70-Quotelung.

Damit die Heizkosten nach dem konkreten Verbrauch der einzelnen Nutzer verteilt werden können, muss daher auch der anteilige Verbrauch für das Warmwasser korrekt ermittelt werden. Die Heizkostenverordnung verlangt seit 2013, dass die auf die Warmwasserbereitung entfallende Wärmemenge mit einem Wärmezähler zu messen ist. Ist ein derartiger Wärmemengenzähler nicht eingebaut, hat der Mieter grundsätzlich das Recht, seine anteiligen Kosten für Heizung und Warmwasser um 15 Prozent zu kürzen.

Nur wenn das Wasser durch einen Boiler mit Strom erwärmt wird, findet sich dazu nichts auf der Heizkostenrechnung wieder.

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MDR (cbr) | Update vom 24. April 2023.

Dieses Thema im Programm:MDR FERNSEHEN | MDR um 4 | 12. September 2023 | 17:00 Uhr