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Podcast "Digital leben" Bürokratie, nur digital?

07. April 2023, 10:13 Uhr

Die Chief Information Officer (CIO) der Landesregierungen sind für die Verwaltungsdigitalisierung zuständig. Die eigentliche Arbeit liegt aber in den Fachministerien und vor allem in den Kommunen. Das ist allen wohl längst klar – wie es besser werden kann, versuchen die CIOs aus Mitteldeutschland erstmals zusammen im Podcast "Digital leben" zu beschreiben.

Ein großer Mann mit Locken und Brille steht vor einer Betonwand.
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"Nicht Menschen, sondern Daten laufen lassen" – das ist ein Mantra der Verwaltungsdigitalisierer in Deutschland. Wie wenig die deutschen Verwaltungen vorangekommen sind, mag man daran erkennen, wann der Satz zum ersten Mal öffentlichkeitswirksam gesagt wurde: "Der stammt von Gerhard Schröder von 2001", sagt Hartmut Schubert, der als CIO der Landesregierung von Thüringen Staatssekretär im Finanzministerium ist.

Der Gedanke hinter dem Satz hieße an einem praktischen Beispiel: Familien, die ein Kind bekommen, erhalten automatisch Elterngeld beantragt. Denn Behörden und Ämter haben Geburtsurkunde und Steuerbescheid eigentlich vorliegen. Nur am Austausch hapert es. Und so müssen Eltern in Thüringen 24 Seiten Antrag ausfüllen, Eltern in Sachsen und Sachsen-Anhalt sieben Seiten. Wer will, kann es auch online machen, Geburtsurkunde und Steuerbescheid müssen dann als PDF hochgeladen werden.

In ihrem ersten gemeinsamen Interview zeigen die CIOs von Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen, wo die Probleme mit der digitalen Verwaltung in Deutschland liegen.

Thüringens CIO Hartmut Schubert sagt zum Beispiel über die elektronische Kfz-Anmeldung: "Unser Verkehrsministerium war zunächst der Meinung, es wäre dafür nicht zuständig und wir oder die Kommunen sollten das erledigen." Aber von Kfz-Zulassung hätte sein Finanzministerium natürlich keine Ahnung.

Problem 1: Digitalisierung kann man nicht verordnen

Sachsens CIO Thomas Popp sagt: "Die Fachministerien sind die eigentlichen Fach-Digitalisierungsministerien, denn wir als CIOs können nur die Rahmenbedingungen herstellen: ein Rechenzentrum oder eine physisch sichere Umgebung zum Beispiel. Aber wir können die Fachprozesse nicht digitalisieren."

Ein anderes Mantra aller Digitalisierer, dem der Telefonica-Chef 2017 Öffentlichkeit verschafft hat: "Wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess." Digitaler zu werden, heißt also: das bisherige Arbeiten zu hinterfragen. Und es heißt: mehr digitale Souveränität in den Verwaltungen. Sachsens CIO Thomas Popp sagt im MDR SACHSEN-ANHALT Podcast "Digital leben": "Wir haben einen Aufholprozess zu erledigen, weil wir in der Vergangenheit immer die Privatwirtschaft gestärkt haben. Dort ist jetzt das Know-how. Aber wir müssen auf Augenhöhe verhandeln können." Firmen und Bürgerinnen und Bürger erwarteten, dass Verwaltungen so viel wie möglich von Automatisierung verstehen und eine hohe Kompetenz haben. Es brauche mehr digitale Souveränität in deutschen Ämtern und Behörden.

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Problem 2: Zu wenig Personal in Ämtern und Behörden

Dafür braucht es genügend Personal. Personal, das gern in Behörden arbeite. Sachsens CIO Popp sagt: "Wir müssen als öffentlicher Arbeitgeber moderner werden. Und wir haben eine große Chance. Denn junge Absolventen suchen sinnstiftende Tätigkeiten." Für sie hätte die öffentliche Verwaltung viel zu bieten. "Aber wir müssen uns reformieren. Wir müssen einen Kulturwandel herbeiführen, und das ist nicht nur Homeoffice", sagt Popp.

Thüringens CIO Hartmut Schubert sagt, in Kommunen bräuchte es neben Bürgermeistern und Landräten eben auch mindestens einen Mitarbeiter in der Verwaltung selbst, der das Digitale macht. "Aber wenn es so jemanden nicht gibt, dann wird sich nicht gekümmert und nichts getan." Thüringen biete den Kommunen und Landkreisen bereits alle Basisdienste und Managementsysteme kostenfrei an. "Aber es muss eben jemanden in jeder Kommune geben, der sich kümmert und auch einen Workflow entwickelt."

Und Sachsen-Anhalts CIO Bernd Schlömer sagt, gerade für Verwaltungen im ländlichen Raum wird es enorme Herausforderungen geben: "Viele kleinere Kommunen werden den Personalkörper, den sie jetzt für Fachaufgaben haben, nicht weiter regenerieren können." Lösen könnten das nur anders gedachte Prozesse, eine konsequente Vernetzung und viel Automation. Als gutes Beispiel sieht Schlömer die 200-Euro-Einmalzahlung an Studierende.


Die automatische Einmalzahlung an Studierende Im Podcast "Digital leben" von MDR SACHSEN-ANHALT rechnet Schlömer vor, wie hoch der Arbeitsaufwand wäre, wenn Verwaltungsmitarbeiter die Anträge auf Einmalzahlung bearbeiten müssten. "Wenn das 10 Minuten pro Antrag dauert, müssten wir sechs Monate lang mehr als 3.600 zusätzliche Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland einstellen."

Das von Sachsen-Anhalts Digitalministerium beauftrage System kann 80.000 Anträge pro Stunde bearbeiten. "Und das funktioniert auch", sagt Schlömer. Sobald die Studierenden ihren Zugangscode von ihrer Hochschule bekommen haben, können sie ihren Antrag eingeben – das System entscheidet dann automatisch innerhalb von durchschnittliche zwei Minuten.

Entwickelt hat das System eine Firma in Berlin – gekostet hat es einen einstelligen Millionenbetrag. Bis Ende März waren 360 Millionen Euro ausgezahlt und 1,85 Millionen Anträge bewilligt. Anspruch auf die Einmalzahlung haben etwa 3,5 Millionen Menschen in Deutschland.

Dass das funktioniert, liegt auch daran, dass es diese staatliche Leistung vorher nicht gab. Der Verwaltungsprozess dahinter wurde von Grund auf neu und vollständig entwickelt. Anders als jahrzehntealte Verwaltungsverfahren, die jetzt digital werden sollen und oft nicht neu gedacht werden. Außerdem können die gleichen Verwaltungsprozesse auch in jeder Behörde anders ablaufen – gerade auf kommunaler Ebene.

Problem 3: Kommunen wurden bislang zu wenig beachtet

Die Stadt Weimar hat zum Beispiel 200 Verwaltungsdienstleistungen online, sagt Thüringens CIO Schubert. "Aber eine andere, genau so große Kommune in Thüringen hat fast nichts online." Thüringen will deshalb langfristig einen zentralen kommunalen Dienstleister einrichten. "Damit nicht mehr jeder Landkreis sein Kram selber macht, haben wir unseren Dienstleister gerade ein bisschen aufgepeppt", sagt Schubert. 160 Kommunen und der Freistaat Thüringen seien bereits Gesellschafter geworden.

Ähnlich macht es Sachsen-Anhalt mit der Kommunalen IT-Union (KITU), einer Genossenschaft, die jetzt zu einem kommunalen IT-Dienstleister ausgebaut werden soll. "Bislang ist die KITU im Grunde die Vertriebsorganisation für die Kommunen. Sie muss organisatorisch weiterentwickelt werden", sagt Sachsen-Anhalts CIO Schlömer. Um die Kommunen zu ertüchtigen, würde die Landesregierung in den nächsten Jahren einen erhebliche Finanzen bereitstellen. "Das wird ein fast dreistelliger Millionenbetrag", so Schlömer.

Sachsens CIO Thomas Popp weist auf die Beschlüsse des IT-Planungsrats in seiner vergangenen Sitzung in Halle hin. Dort wurde zum Beispiel beschlossen, im Juli einen Kommunalpakt zu unterschreiben (PDF). "Das soll ein deutliches Signal setzen, dass wir als IT-Planungsrat mit den Kommunen und den kommunalen Spitzenverbänden zusammenarbeiten wollen, denn 85 Prozent aller Verwaltungsleistungen werden in der Kommune angeboten und umgesetzt", sagt Popp.

In der aktuellen Folge von "Digital leben" sprechen die CIOs aus Sachsen. Sachsen-Anhalt und Thüringen auch über IT-Sicherheit und über ihre Pläne zu Open Data und Open Data:

  • Die IT der sächsischen Staatsregierung muss zum Beispiel jeden Monat zwölf Millionen Angriffe per E-Mail abwehren.
  • In Thüringen hat Open-Source-Software Vorrang, wenn es wirtschaftlich vertretbar ist und dort sollen Behörden-Arbeitsplätze ohne Microsoft-Produkte kommen.
  • Und in Sachsen-Anhalt wird derzeit in zwei Straßenmeistereien ein sicherer Messenger getestet, den die Beschäftigten der Behörden auf ihren privaten Smartphones installieren können.

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